Gmail, Outlook ve Apple Mail’de E-posta İmzası Nasıl Eklenir?

E-posta imzası, sandığımızdan çok daha fazla iş görür. Karşı tarafta bıraktığınız ilk izlenimden güvenilirliğinize, kurumsal kimliğinizden yasal yükümlülüklerinize, hatta satışa dönüşen fırsatlara kadar pek çok şeyi etkiler. Çoğu zaman e-postanızda okunan son şey de odur. Gmail, Outlook ve Apple Mail ile e-posta göndermek kolay. Ama profesyonel ve tutarlı bir imza eklemek, üstelik onu her zaman güncel tutmak o kadar da kolay olmuyor.

Pazarlama, bilgi işlem ya da operasyon ekibinde çalışıyor olun veya sadece kendi profesyonel imajınızı güçlendirmek isteyin, bu rehber tam size göre. Aşağıdaki uygulamalarda imzanızı nasıl ekleyeceğinizi adım adım anlatıyoruz.

• Outlook (masaüstü, web ve mobil)
• Apple Mail
• Gmail

Bir ekibin ya da bütün şirketin imzalarından sorumluysanız yazının sonundaki bonus bölüme mutlaka göz atın. Orada imzaları neden artık tek tek eklemeniz gerekmediğini ve SIGNandGO’nun bu işi baştan sona nasıl otomatik hale getirdiğini anlatıyoruz.

O zaman başlayalım.

1. Gmail’de İmza Nasıl Eklenir?

Gmail dünyada en çok kullanılan e-posta servislerinden biri. Buna rağmen pek çok kullanıcı hala düz metinden ibaret sade imzalar ya da yıllar önce hazırlanmış tasarımlar kullanıyor. Şık ve profesyonel bir imzayı şu adımlarla kolayca ekleyebilirsiniz.

1. Ayarları açın. Gmail’e giriş yaptıktan sonra sağ üstteki dişli simgesine tıklayın ve “Tüm ayarları görüntüle”yi seçin.
2. İmza bölümüne gidin. “Genel” sekmesinde sayfayı aşağı doğru kaydırdığınızda “İmza” bölümünü göreceksiniz.
3. İmzanızı oluşturun. “Yeni oluştur”a tıklayın ve imzanıza “Varsayılan İmza” gibi bir ad verin. Ardından adınızı, iletişim bilgilerinizi, bağlantılarınızı ve görsellerinizi ekleyip istediğiniz gibi biçimlendirin. İsterseniz logonuzu ya da bir banner’ı da buraya yükleyebilirsiniz.
4. Hangi e-postalarda görüneceğini seçin. İmzanın yeni e-postalarda, yanıtlarda ve ilettiğiniz e-postalarda kullanılıp kullanılmayacağını belirleyin.
5. Sayfanın en altına inin ve “Değişiklikleri Kaydet”e tıklayın.

Küçük bir ipucu. Gmail’in düzenleyicisi görsellerin boyutunu bozabiliyor. Bu yüzden görsellerinizi yüklemeden önce uygun boyuta getirmenizi öneririz.

Bu kadar. Artık imzanız e-postalarınıza otomatik olarak eklenecek.

2. Outlook’ta İmza Nasıl Eklenir?

Outlook’u masaüstü uygulaması, web sürümü ya da mobil uygulaması üzerinden kullanabilirsiniz. İmza ekleme adımları her birinde biraz farklı, o yüzden hepsine ayrı ayrı bakalım.

Outlook Masaüstü Uygulamasında İmza Ekleme (Windows veya Mac)

1. Seçenekler menüsünü açın. Outlook’ta önce “Dosya” menüsüne, ardından “Seçenekler”e tıklayın ve soldaki listeden “Posta”yı seçin.
2. İmza düzenleyicisine girin. “İleti oluştur” bölümündeki “İmzalar” düğmesine tıklayın.
3. Yeni bir imza oluşturun. “Yeni”ye tıklayıp imzanıza bir ad verin. Ardından adınızı, unvanınızı, telefon numaranızı, logonuzu ve bağlantılarınızı ekleyin.
4. İmzanın nerede kullanılacağını seçin. İmzayı hangi e-posta hesabında kullanacağınızı, yeni iletilerde mi yoksa yanıt ve iletmelerde mi görüneceğini belirleyin.
5. “Tamam”a tıklayarak değişiklikleri uygulayın.

Outlook Web’de İmza Ekleme

1. Outlook’un web sürümünü açın. Tarayıcınızdan outlook.office.com adresine gidin.
2. Ayarlara girin. Sağ üstteki dişli simgesine tıklayın ve “Tüm Outlook ayarlarını görüntüle”yi seçin.
3. İmzanızı oluşturun. “Posta” altındaki “Oluştur ve yanıtla” bölümüne gidin ve imzanızı düzenleyiciye yazın.
4. Ne zaman görüneceğini belirleyin. İmzanın yeni iletilere, yanıtlara ve ilettiğiniz e-postalara otomatik olarak eklenmesini istiyorsanız ilgili kutuları işaretleyin.

Outlook Mobil Uygulamasında İmza Ekleme

Outlook’un mobil uygulamasında imza eklemek çok daha basit.

1. Ayarlara girin. Profil simgenize dokunun, ardından “Ayarlar”a ve “İmza”ya dokunun.
2. İmzanızı yazın. Uygulamanın varsayılan olarak eklediği imza metnini silin ve yerine kendi imzanızı yazın.

3. Apple Mail’de İmza Nasıl Eklenir? (macOS)

Apple Mail sade ve kullanımı kolay bir uygulama. Ama imzanın görünümü farklı cihazlarda zaman zaman bozulabiliyor. İmzanızı sorunsuz eklemek için şu adımları izleyin.

1. Ayarları açın. Apple Mail’i açın, üstteki menü çubuğunda “Mail”e tıklayın ve “Ayarlar”ı seçin. Eski macOS sürümlerinde bu seçenek “Tercihler” adıyla görünür.
2. İmzalar sekmesine geçin. Açılan pencerede “İmzalar” sekmesine tıklayın.
3. Hesabınızı seçin. İmzayı kullanmak istediğiniz e-posta hesabını listeden seçin.
4. Yeni bir imza oluşturun. “+” düğmesine tıklayın ve imzanıza bir ad verin. Ardından imzanızı düzenleme alanına yapıştırın ya da doğrudan orada hazırlayın.
5. Varsayılan imzanızı belirleyin. Gerekirse imzayı ilgili hesabın üzerine sürükleyin ve varsayılan imza olarak ayarlayın.

Unutmayın. Apple Mail bazı HTML biçimlendirmelerini görmezden gelebilir. Bu yüzden imzanızı kullanmaya başlamadan önce kendinize bir test e-postası gönderip nasıl göründüğünü kontrol edin.

4. E-posta İmzalarını Artık Tek Tek Eklemenize Gerek Yok

Kendi imzanızı eklemek birkaç dakikanızı alır. Ama söz konusu bütün bir şirket olduğunda bu basit görev kısa sürede tam bir kabusa dönüşür.

Şöyle bir düşünün.

• 20, 200 ya da 2.000 çalışanınız varsa?
• Bir çalışanın görevi ya da departmanı değişirse?
• Şirketiniz kurumsal kimliğini yenilerse?
• Hukuk ekibi yasal uyarı metnini güncellerse?
• Pazarlama ekibi yeni bir kampanya banner’ı kullanmak isterse?

Böyle bir durumda bilgi işlem ekibinizin yüzlerce imzayı birbirinden farklı pek çok ortamda tek tek güncellemesi gerekir.

• Outlook masaüstü uygulaması.
• Outlook’un web sürümü.
• Apple Mail.
• Mobil uygulamalar.
• Çalışanların kendi bilgisayarları.
• Farklı işletim sistemleri.

Üstelik bu hesap, her çalışanın talimatlara harfiyen uyduğu varsayımına dayanıyor. Gerçekte ise çoğu uymaz.

İşte bu yüzden şirketler imza yönetimini artık otomatik hale getiriyor.

SIGNandGO ile Bu Sorun Tamamen Ortadan Kalkıyor

SIGNandGO ile imzaları Gmail’de, Outlook’ta ya da Apple Mail’de bir daha tek tek eklemeniz veya güncellemeniz gerekmez. SIGNandGO’nun sizin için neler yaptığına kısaca bakalım.

• İmzaları tüm kullanıcılara otomatik olarak dağıtır.
• Microsoft 365, Exchange ve Google Workspace ile senkronize çalışır.
• Farklı bölgelerdeki yasal gerekliliklere uygun imzalar kullanmanızı sağlar.
• Kurumsal kimliğinizin tüm cihazlarda aynı görünmesini sağlar.
• Pazarlama ekibinin imzalar üzerinden banner kampanyaları yürütmesine olanak tanır.
• Bilgi işlem ekibinin imzalarla ilgili tüm iş yükünü ortadan kaldırır.

Bir çalışan işe başladığında, ayrıldığında ya da görevi değiştiğinde de sizin hiçbir şey yapmanıza gerek kalmaz.

• İmzası otomatik olarak güncellenir.
• Herhangi bir kurulum gerekmez.
• Kopyala yapıştır derdi ortadan kalkar.
• Tasarım bozulmaz.

Böylece bütün şirketiniz ekstra bir çaba harcamadan tutarlı, profesyonel ve güvenli bir görünüme kavuşur.

Son Söz

Gmail, Outlook ve Apple Mail’de imza eklemek, bunu yalnızca kendiniz için yaptığınızda oldukça basit. Ama bir ekibin ya da bütün şirketin imzalarını yönetmeniz gerekiyorsa işin rengi değişir.

Aşağıdakilere ihtiyacınız varsa doğru yerdesiniz.

• Profesyonel imzalar.
• Tutarlı bir kurumsal görünüm.
• Bölgeye göre farklılaşan imzalar.
• Otomatik güncellemeler.
• Yasal gerekliliklere tam uyum.
• Banner kampanyaları.
• Bilgi işlem ekibine sıfır ek iş yükü.

SIGNandGO tam olarak bunun için tasarlandı.